Esbjerg Kommune -
Fra datasiloer og proprietære ESDH-løsninger til simplificeret, cloudbaseret sagshåndtering og procesautomatisering i Microsoft 365
Vil du høre mere om vores ESDH Løsning?
En omfattende proces og et tæt samarbejde mellem Esbjerg Kommune, Fellowmind og WorkPoint, kulminerede den 7. oktober 2024, hvor Esbjerg Kommune officielt gik ”i luften” med deres nye cloudbaserede ESDH-løsning. En innovativ løsning, som skal hjælpe Esbjerg Kommune i mål med deres ambitiøse sags- og dokumentstrategi, der tager kommunal ESDH til helt nye højder og taler ind i kommunes vision om at skabe energi i hverdagslivet.
Fremhævede fordele ved Esbjerg Kommunes nye ESDH-løsning
-
Ét sammenhængende og brugernært sags- og dokumenthåndteringssystem i det velkendte Microsoft-miljø.
-
Forbedret journaliseringspraksis med automatiserede arbejdsgange for systematisk og korrekt KLE-opmærkning.
-
Øget datasikkerhed og bedre udnyttelse af ESDH-data.
-
Sømløs integration til eksisterende systemlandskab.
Større ESDH-ambitioner blev starten på opgøret med den sædvanlige tilgang til kommunal sags- og dokumenthåndtering
To ESDH-kontrakter som havde nået udløbsdatoen og derfor stod overfor en ny, omfattende udbudsrunde, kombineret med Esbjerg Kommunes ambition om at ville noget mere med deres ESDH i fremtiden, blev en unik adgangsbillet for kommunen til at udfordre måden hvorpå de hidtil havde tænkt og håndteret deres sager og dokumenter. Kommunens udfordring af ’status quo’ blev startskuddet til en transformativ rejse hen imod en innovativ, mere sikker og sammenhængende måde at tænke kommunal sagsbehandling.
”(…) tiden var inde til at se os om efter en anden måde at gøre det på, så vi fik vedtaget en sags- og dokumentstrategi, der gik på, at vi ville have bedre udnyttelse af vores ESDH-data i hverdagen;
Vi ville have bedre integration til vores kontorpakker, og vi ville stadigvæk have styr på sikkerheden omkring vores data i ESDH.”
– Niels Pedersen, Digitaliserings- og IT-chef ved Esbjerg Kommune.
Ét integreret sags- og dokumenthåndteringssystem – inde i Microsoft 365
På baggrund af en længere udvælgelsesproces blev Fellowmind og WorkPoint, med løsningen ’WorkPoint ESDH’, vurderet bedst egnet til at understøtte Esbjerg Kommunes nye og ambitiøse sags- og dokumentstrategi samt imødekomme ønsket om specifikt tilpassede arbejdsgange til kommunens behov.
“WorkPoint kan jo det her med at få sags- og dokumenthåndtering til at være inde i kontorpakken. (…) det kunne noget af dét, som vi gerne ville arbejde med og understøtte forretningsprocesserne med i forhold til sags- og dokumenthåndtering.”
– Niels Pedersen, Digitaliserings- og IT-chef ved Esbjerg Kommune.
Bedre brugeradoption og sammenhængende brugeroplevelse
At den nye løsning eksisterer inde i det velkendte Microsoft-miljø og dermed ikke er et helt nyt IT-system, som brugerne skal forholde sig til, har ifølge Dana Hjorth Widenborg, som er er ansvarlig for den brugernære implementering af WorkPoint ESDH i Esbjerg Kommune, haft væsentlige fordele i forhold til brugeradoptionen:
”Det gør brugeradoptionen bedre og nemmere, at der allerede er noget velkendt, som vi kan bygge videre på (…) Og det der gør, at det virker lidt mere velkendt er, at de jo er vant til at arbejde i Teams og at arbejde direkte i Outlook.”
– Dana Hjorth Widenborg, Digitaliseringskonsulent ved Esbjerg Kommune.
Foruden et velkendt og intuitivt IT-miljø, sikrer WorkPoint ESDH og den indbyggede funktion, ’WorkPoint Express’. E-mails, dokumenter og anden relevant information kan nemt journaliseres i WorkPoint ESDH-løsningen direkte fra eksempelvis Outlook – imens brugeren uforstyrret kan fortsætte arbejdet inde i sine foretrukne Microsoft-applikationer. Da WorkPoint ESDH ”bor” inde i brugernes vante arbejdsprogrammer og dermed er tilgængelig hvor brugerne er, skal hverken bruger eller data flyttes imellem forskellige systemer.
“Der er rigtig mange af vores administrative brugere, som er glade for at de kan bruge WorkPoint Express imens de sidder i deres Outlook eller kæmpe dataark i Excel – uden at skulle bevæge sig udenom andre steder.”
– Dana Hjorth Widenborg, Digitaliseringskonsulent ved Esbjerg Kommune.
Sømløse integrationer til eksisternde fagsystemer
Endnu en væsentlig egenskab ved WorkPoint ESDH-løsningen, som skal sikre at Esbjerg Kommune lykkes med mere værdiskabende sags- og dokumenthåndtering i fremtiden, er løsningens evne til at integrere til kommunens mange andre fagsystemer i deres eksisterende systemlandskab. Integrationer og snitflader har derfor været et stort fokuspunkt i det tætte samarbejde mellem parterne igennem hele udviklingsprocessen af den specifikt tilpassede løsning.
”En stor del af udviklingen af systemet har været integrationer til forskellige fagsystemer. Det er selvfølgelig også noget som er rigtig svært, men det er også dér at systemet begynder at give værdi. Det er når man kan lave de her gode og dybe integrationer til andre systemer og få data ind og ud på meningsfyldte måder.”
– Esben Foverskov, Leder af IT ved Esbjerg Kommunes Digitaliserings- & IT-afdeling.
Udover integrationer til kommunens eksisterende fagsystemer, integreres nye Microsoft 365-tiltag og forbedringer kontinuerligt i WorkPoint ESDH, så løsningen altid er opdateret med de nyeste Microsoft 365-funktionaliteter. Derudover skaber løsningens åbne API mulighed for udbygning med integrationer til potentielle nye systemer i fremtiden, eksempelvis i forhold til implementeringen af kunstig intelligens, som ifølge Esben Fovrskov er en unik mulighed WorkPoint ESDH tilvejebringer:
“Vi forventer os meget af, at vi kan åbne platformen og data for andre værktøjer, såsom AI (…). Det giver os nogle unikke muligheder i forhold til andre løsninger.”
– Esben Foverskov.
Stort potentiale og høje forventninger til den nye ESDH-løsning
Til trods for den endnu begrænsede tid Esbjerg Kommune har været i drift med WorkPoint ESDH, står løsningens mange potentialer allerede meget klart for kommunen, hvorfor forventningerne er tilsvarende høje. Blandt de allerede fremhævede fordele, er der hos Esbjerg Kommune også en forventning om generelt at kunne forbedre, effektivisere og simplificere arbejdsgange med WorkPoint ESDH.
