Gør compliance til en integreret del af jeres ESDH fra dag ét

Mange kommuner kæmper med den samme kombination: Ineffektive sagsgange, for mange systemer at skifte imellem – og et vedvarende efterarbejde med journalisering, metadata og dokumentation. Det giver både træghed i sagsbehandlingen og unødige risici.

Når ESDH bygges direkte i Microsoft 365

Når WorkPoint ESDH er bygget direkte i Microsoft 365, ændrer præmissen sig. Compliance er ikke noget, du “kobler på” bagefter som et ekstra lag. Den kan tænkes ind fra start – med Microsoft Purview, som allerede er en del af governance- og sikkerhedsrammen i Microsoft 365.

5 gode råd til IT-chefen, der vil have compliance indbygget i ESDH

  1. Flyt ESDH derhen, hvor arbejdet foregår (Outlook, Teams, Word) – det løfter kvaliteten af journaliseringen, fordi det bliver lettere at gøre det rigtigt.
  2. Start med strukturen: sager, metadata og KLE som standard, før I taler automatisering og AI.
  3. Brug Purview til at samle krav og forbedringstiltag ét sted (fx GDPR og ISO 27001).
  4. Gør rettigheder til et designprincip: rolle- og rettighedsstyring.
  5. Automatisér det, der typisk bliver udskudt: KLE-opmærkning og andre repetitive arbejdsgange.

Ét datafundament i kommunens egen Microsoft 365-tenant

I WorkPoint ESDH ligger sager, dokumenter og metadata i kommunens egen Microsoft 365-tenant. Det betyder færre datasiloer og et tydeligere dataejerskab. Samtidig bliver governance på tværs af SharePoint, Teams, OneDrive og Exchange mere realistisk at lykkes med, fordi I arbejder på den samme grundplatform.

Purview som ramme for løbende compliance

Det er her, Purview for alvor får betydning. Microsoft Purview Compliance Manager samler vurdering og opfølgning på compliance i ét overblik. Compliance Manager bygger på præfabrikerede og tilpassede assessments på tværs af Microsoft 365-services, løbende scanning, risikobaseret scoring og konkrete forbedringstiltag, der kan følges i workflows. For en kommune betyder det i praksis, at compliance ikke kun bliver noget, man taler om op til en revision – men en driftsdisciplin med tydelige actions, ejerskab og status.

ESDH og compliance skal tænkes sammen fra start

Thomas Palsbjørn-Pedersen, Director, ECM/ESDH, udtrykker det således:

Hvis ESDH føles som et særskilt system, ender compliance ofte som et særskilt projekt. Når sags- og dokumenthåndtering er indlejret i Microsoft 365, kan governance og Purview tænkes ind i samme design fra dag ét.

Thomas Palsbjørn-Pedersen
Læs mere om, hvordan I kan gøre compliance til en integreret del af jeres ESDH
Hent brochure

Konkret værdi for brugerne

Og det er også her, værdien bliver konkret. Når brugeren kan journalisere direkte fra Outlook eller arbejde i Teams uden at “forlade” sagen, falder friktionen, og ESDH opleves som en del af de værktøjer, medarbejderne allerede bruger. Når KLE-opmærkning og andre gentagelser automatiseres, stiger journaliseringsprocenten, og risikoen for mangler i aktindsigt, klagesager og dokumentationskrav falder. Og når struktur og metadata sidder rigtigt, bliver AI og digitale agenter et realistisk næste skridt – ikke et sidespor.

Erfaringer fra Esbjerg

Esbjerg Kommune peger i samme retning. De gik fra datasiloer og proprietære løsninger til en cloudbaseret ESDH i Microsoft 365 med fokus på brugeradoption, integrationer og automatiseret KLE-opmærkning.

Compliance lykkes, når den er en del af platformen

Compliance i kommunal ESDH lykkes sjældent med flere lag og flere systemer.
Den lykkes, når sagsarbejdet flyttes ind i Microsoft 365, og når Purview bruges som den indbyggede ramme til at måle, styre og forbedre governance løbende.
Resultatet er mindre efterarbejde, stærkere kontrolspor og et mere fremtidssikret fundament for både automatisering og AI.
Er I klar til at tage næste skridt mod et moderne, compliant ESDH?
Se hvordan det virker i praksis. Book en uforpligtende demo af WorkPoint ESDH.
Kontakt os her
En del af